Centrum Medyczne HCP

Niniejszy regulamin ma na celu ustalenie jednolitych zasad udostępniania dokumentacji medycznej pacjentom, osobom przez nich upoważnionym oraz przedstawicielom ustawowym pacjentów, a także organom i podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Regulamin ten znajduje zastosowanie w komórkach organizacyjnych CM HCP, które w imieniu CM HCP udostępniają dokumentację medyczną, tj. w:

• Dziale Organizacji Nadzoru,
• Oddziałach szpitalnych w sekretariatach medycznych,
• Pracowniach diagnostycznych,
• Rejestracjach CM HCP.

1. Za prawidłowe stosowanie niniejszego regulaminu odpowiadają pracownicy uczestniczący w procesie udostępniania dokumentacji medycznej.
2. Nadzór nad prawidłowym stosowaniem niniejszego regulaminu sprawują kierownicy komórek organizacyjnych, w których regulamin jest stosowany.

1. Dokumentację medyczną udostępnia się:
   1. pacjentowi, którego ta dokumentacja dotyczy, za okazaniem dowodu tożsamości, np. dowodu osobistego lub paszportu,
   2. przedstawicielowi ustawowemu pacjenta, za okazaniem odpowiedniego dokumentu:
   3. rodzicowi, do chwili ukończenia przez dziecko 18. roku życia, za okazaniem jego dowodu osobistego,
   4. opiekunowi ustanowionemu przez sąd, za okazaniem stosownego orzeczenia (opieka nad małoletnim, opieka nad niepełnosprawnym, opieka nad ubezwłasnowolnionym)
   5. osobie upoważnionej przez pacjenta, za okazaniem upoważnienia spełniającego wymogi określone w pkt 6.
2. Po śmierci pacjenta prawo wglądu w dokumentację medyczną ma osoba upoważniona przez pacjenta za życia w pisemnym oświadczeniu.
3. Dokumentacja medyczna udostępniana jest w następujących formach:
   1. do wglądu na miejscu w CM HCP pod nadzorem osoby zatrudnionej w komórce organizacyjnej CM HCP uprawnionej do udostępniania dokumentacji medycznej, w tym: pracownika Działu Organizacji i Nadzoru, lekarza prowadzącego/lekarza dyżurnego, pielęgniarki oddziałowej, innej pielęgniarki lub sekretarki medycznej. Dotyczy to zarówno dokumentacji papierowej, jak i prowadzonej w formie elektronicznej;
   2. poprzez sporządzenie i wydanie kopii (wyciągów, odpisów) dokumentacji papierowej oraz wydruku z dokumentacji elektronicznej lub kopii wyników badań na nośnikach elektronicznych.
4. W celu skorzystania z możliwości wglądu w dokumentację medyczną pacjent, jego przedstawiciel ustawowy lub osoba upoważniona przez pacjenta składa ustny lub pisemny wniosek, o którym mowa w pkt. 5.
5. W celu otrzymania kopii (wyciągu, odpisu) dokumentacji medycznej pacjent, jego przedstawiciel ustawowy lub osoba upoważniona przez pacjenta składa „Wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej ” (wzór – Załącznik Nr 1 do niniejszego regulaminu).
6. W przypadku planowanego odbioru kopii (wyciągu, odpisu) dokumentacji medycznej przez osobę upoważnioną, dodatkowo należy złożyć „Upoważnienie do odbioru dokumentacji medycznej” (wzór – Załącznik Nr 2 do niniejszego regulaminu), sporządzone w obecności pracownika uprawnionego do udostępniania dokumentacji medycznej. W innym przypadku upoważnienie musi być zaopatrzone w notarialnie lub urzędowo poświadczony podpis upoważniającego.
7. Formularze „Wniosku o udostępnienie dokumentacji medycznej” oraz „Upoważnienia
   do odbioru dokumentacji medycznej ” można pobrać:
   1. w Dziale Organizacji i Nadzoru,
   2. na oddziałach szpitalnych w sekretariatach medycznych,
   3. w pracowniach diagnostycznych,
   4. w rejestracjach CM HCP
8. Wnioski (i upoważnienia) należy składać w komórkach w Dziale Organizacji i Nadzoru CM HCP, upoważnionym do udostępniania dokumentacji medycznej, w dniach i godzinach jego pracy lub przesłać pocztą.
9. Udostępnienie dokumentacji medycznej odbywa się bez zbędnej zwłoki, w terminie do 30 dni, licząc od daty złożenia/wpłynięcia wniosku do CM HCP.
10. Wydanie dokumentacji medycznej następuje w trybie zapewniającym zachowanie poufności i ochrony danych osobowych, za pokwitowaniem odbioru.
11. Wydanie kopii (wyciągów, odpisów) dokumentacji medycznej odbywa się po uiszczeniu opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej i jest odnotowywane we „Wniosku o udostępnienie dokumentacji medycznej” w części: „Potwierdzenie udostępnienia”.
12. Do poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentacji medycznej upoważnione
    są osoby zatrudnione w Dziale Organizacji i Nadzoru CM HCP. Poświadcza się wyłącznie kopie dokumentacji medycznej wykonane w poligrafii Szpitala.
13. Po wydaniu kopii (wyciągu, odpisu) dokumentacji medycznej kompletnie wypełniony „Wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej” dołącza się do dokumentacji medycznej pacjenta.
14. Odbiór dokumentacji medycznej następuje w godzinach: 9.00 – 14.00, od poniedziałku
    do piątku (z wyłączeniem świąt) w Dziale Organizacji i Nadzoru CM HCP. Możliwe jest także, na pisemny wniosek osoby ubiegającej się o wydanie dokumentacji zawarty we „Wniosku o udostępnienie dokumentacji medycznej” – przesłanie dokumentacji za pośrednictwem poczty polskiej, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, na adres wskazany ww. wniosku. Koszty wysyłki pokrywa osoba wnioskująca o wydanie dokumentacji i uiszcza w tym celu odpowiednią kwotę wraz z uiszczeniem opłat o których mowa w dziale F niniejszego regulaminu.

Odmowa wydania dokumentacji medycznej, w przypadkach w których udostępnienie dokumentacji medycznej nie jest możliwe, wymaga zachowania formy pisemnej oraz podania przyczyny.

1. Dokumentację medyczną udostępnia się również: 
   1. podmiotom udzielającym świadczeń zdrowotnych, jeżeli jest ona niezbędna do zapewnienia ciągłości świadczeń zdrowotnych;
   2. organom władzy publicznej, Narodowemu Funduszowi Zdrowia, organom samorządu zawodów medycznych oraz konsultantom krajowym i wojewódzkim, w zakresie niezbędnym do wykonywania przez te podmioty ich zadań, w szczególności kontroli
      i nadzoru;
   3. wojewodom, konsultantom krajowym, jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym przez Ministra Zdrowia oraz organom samorządu zawodów medycznych, medycznym towarzystwom naukowym, uczelniom medycznym, instytutom badawczym, specjalistom z poszczególnych dziedzin medycyny, w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia kontroli na zlecenie Ministra Zdrowia;
   4. ministrowi właściwemu do spraw zdrowia, sądom, w tym sądom dyscyplinarnym, prokuraturom, lekarzom sądowym i rzecznikom odpowiedzialności zawodowej,
      w związku z prowadzonym postępowaniem;
   5. uprawnionym na mocy odrębnych ustaw organom i instytucjom - jeżeli badanie, którego dotyczy dokumentacja, zostało przeprowadzone na ich wniosek;
   6. organom rentowym oraz zespołom do spraw orzekania o niepełnosprawności – w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem;
   7. podmiotom prowadzącym rejestry usług medycznych – w zakresie niezbędnym do prowadzenia rejestrów;
   8. zakładom ubezpieczeń – za zgodą pacjenta, wg cennika za udostępnianie dokumentacji medycznej;
   9. lekarzowi, pielęgniarce lub położnej, w związku z prowadzeniem procedury oceniającej podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych na podstawie przepisów o akredytacji
      w ochronie zdrowia - w zakresie niezbędnym do jej przeprowadzenia;
   10. wojewódzkiej komisji do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych, w zakresie prowadzonego postępowania,
   11. spadkobiercom w zakresie prowadzonego postępowania przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych,
   12. osobom wykonującym czynności kontrolne w związku z kontrolą legalności, celowości, rzetelności prowadzenia baz danych w zakresie ochrony zdrowia oraz przekazywania danych w nich zawartych do systemu informacji.
2. Dokumentacja medyczna może być udostępniona szkole wyższej lub instytutowi badawczemu do wykorzystania w celach naukowych – bez ujawniania nazwiska i innych danych umożliwiających identyfikację osoby, której dokumentacja dotyczy.
3. Udostępnianie dokumentacji medycznej pacjenta organom i podmiotom uprawnionym na podstawie odrębnych przepisów następuje na podstawie decyzji Prezesa CM HCP.
4. Dokumentacja medyczna udostępniana jest w następujących formach:
   1. do wglądu na miejscu w CM HCP, pod nadzorem osoby zatrudnionej w Dziale Organizacji i Nadzoru CM HCP. Dotyczy to zarówno dokumentacji papierowej, jak i prowadzonej w formie elektronicznej;
   2. poprzez sporządzenie kopii (wyciągów, odpisów) dokumentacji papierowej oraz wydruku z dokumentacji elektronicznej lub kopii wyników badań na nośnikach elektronicznych;
   3. poprzez wydanie oryginału za potwierdzeniem na piśmie i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, jeżeli organ lub uprawniony podmiot żąda udostępnienia oryginałów tej dokumentacji.
5. Pisemny wniosek organu lub uprawnionego podmiotu o wydanie kopii (wyciągów, odpisów) lub oryginałów dokumentacji medycznej pacjenta podlega zaopiniowaniu przez  pracownika Działu Organizacji i Nadzoru CM HCP w zakresie zgodności z zasadami prawnej ochrony danych osobowych.
6. Udostępnienie dokumentacji medycznej następuje w trybie zapewniającym zachowanie poufności i ochrony danych osobowych.
7. Pracownik wydający oryginał/y dokumentacji medycznej jest odpowiedzialny za pozostawienie jej/ich kopii lub pełnego odpisu.
8. Co trzy miesiące sprawdzana jest terminowość zwrotu oryginałów dokumentacji medycznej. W razie stwierdzenia braku zwrotu dokumentacji medycznej, wysyłane zostaje pismo przypominające.
9. Do poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentacji medycznej upoważnione są osoby zatrudnione w Dziale Organizacji i Nadzoru CM HCP. Poświadcza się wyłącznie kopie dokumentacji medycznej wykonane w poligrafii CM HCP.

Udostępnienie dokumentacji medycznej odbywa się bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości w terminie wyznaczonym przez organ lub uprawniony podmiot. W przypadku braku możliwości dochowania tego terminu udostępnienie dokumentacji medycznej winno nastąpić w terminie 14 dni, licząc od daty złożenia/wpłynięcia wniosku do CM HCP. W takiej sytuacji należy uzgodnić ten termin z wnioskującym organem lub podmiotem.

1. Za udostępnienie dokumentacji medycznej w formie kopii (wyciągów, odpisów CM HCP pobiera opłatę, z zastrzeżeniem pkt 2.
2. Opłaty nie pobiera się:
   1. od organów rentowych w sprawach świadczeń z ubezpieczeń społecznych,
   2. w przypadku udostępniania dokumentacji medycznej w związku z postępowaniem przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych.
3. Podstawą wyliczenia kwoty odpłatności jest wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, ogłaszana co trzy miesiące przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.
4. Wysokość opłat za:
   1. jedną stronę wyciągu lub odpisu dokumentacji medycznej - wynosi 0,002 przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale;
   2. jedną stronę kopii dokumentacji medycznej - wynosi 0,0002 przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale;
   3. sporządzenie wyciągu, odpisu lub kopii dokumentacji medycznej na elektronicznym nośniku danych, jeżeli Szpital prowadzi dokumentację medyczną w formie elektronicznej – wynosi 0,002 przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale.
5. Dział Organizacji i Nadzoru CM HCP oblicza wysokość obowiązujących opłat, zgodnie z pkt. 3 i 4 niniejszego regulaminu i tak ustalony cennik podlega zatwierdzeniu przez Prezesa lub Wiceprezesa CM HCP.
6. Opłatę uiszcza się gotówką w Kasie CM HCP lub uiszcza przelewem na konto bankowe CM HCP.
7. Wniesienie opłaty w Kasie CM HCP dokumentowane jest odpowiednim dowodem wpłaty. Wyliczenia należnej opłaty dokonuje pracownik Działu Organizacji i Nadzoru CM HCP. Pracownik Kasy jest uprawniony do weryfikacji prawidłowości tego wyliczenia.
8. W przypadku wniesienia opłaty przelewem na konto CM HCP pracownik wydający kopię (wyciąg, odpis) dokumentacji medycznej ma obowiązek – po uprzednim sprawdzeniu w Dziale Finansowo - Księgowym – odnotować ten fakt we „Wniosku o udostępnienie dokumentacji medycznej” w części: „Potwierdzenie udostępnienia”.
9. W przypadku wysyłania przez CM HCP wyciągów, odpisów lub kopii podmiotom uprawnionym, CM HCP pobiera opłatę za udostępnienie dokumentacji medycznej według obowiązujących przepisów, a także dodatkowo opłatę pocztowo - kancelaryjną w wysokości równowartości opłaty pocztowej za list polecony.
10. Udostępnianie dokumentacji medycznej do wglądu na miejscu jest bezpłatne.

1. CM HCP przechowuje dokumentację medyczną przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano w niej ostatniego wpisu, z wyjątkiem:
   1. dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon,
   2. zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie,
   3. skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia,
   4. dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia, która jest przechowywana przez okres 22 lat.
2. Po upływie okresu przechowywania dokumentacja medyczna jest niszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła.

Regulamin wchodzi w życie z dniem 01 grudnia 2013 r.